ELEKTRONİK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİNİN YEREL YÖNETİMLERDE UYGULANMASI: İSGES ÖRNEĞİ

IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM IN LOCAL GOVERNMENT: THE CASE STUDY OF ISGES

KUZUCUOĞLU A., ŞENCAN, M., ATEŞ, Ş., ELEKTRONİK BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİNİN YEREL YÖNETİMLERDE UYGULANMASI: İSGES ÖRNEĞİ, UHİGÇSD International Refereed Journal of Occupational Health and Safety- ULUSLARARASI HAKEMLİ İŞ GÜVENLİĞİ VE ÇALIŞAN SAĞLIĞI DERGİSİ, Sayı: 3, Doi: 10.17372/UHIGCSD.2017.3.05

Öz: Amaç: Yerel Yönetimlerin “İş Sağlığı ve Güvenliği” kapsamında yapılan çalışmaları kayıt altında tutmak, arşivlemek, belgelendirmek ve en önemlisi yönetmek amacıyla otomasyona duydukları ihtiyaç her geçen gün artmaktadır. Otomasyon, kurumun bu konuda ihtiyacını karşılayabilmeli, tüm kontrolleri ve uyarıları yapabilmeli, girilen dokümanı yüksek güvenlikle saklayabilmelidir. Bu da etkin bir kayıt, belge yönetimi ve arşivi ile mümkün olabilmektedir. Bununla birlikte gelişen teknoloji, kurumların bilgiye erişim ile bu verilere ilişkin sorgulamalarının yapılmasını da kolaylaştırmıştır. Müze, kütüphane ve arşiv binaları için de bilgi teknolojileri ve bilgi yönetim sistemlerinin yeri tartışılmazdır. Bu gelişmiş teknolojilerin kullanılmasıyla, zaman kaybı önlenmekte, veriye daha hızlı bir şekilde ulaşım sağlanmakta ve karar vericilerin müdahaleye yönelik etkin karar vermesi sağlanmaktadır. Yöntem: Çalışmada İstanbul Büyükşehir Belediyesi Kütüphane ve Müzeler Müdürlüğü’nde yapılan İSGES yazılımı tabanlı çalışmalar vurgulanacaktır. Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi (EBYS) uygulamalarına yönelik olarak yapılan çalışmalarda; mevzuat, bilgilendirme, prosedür, talimat, kontrol listesi, form, çizelge, tablo, liste, sunum, işbaşı konuşmaları,video, arşiv, anlaşma, dış genelge gibi tüm dokü- manlar sistemde yer almıştır. Bulgular: Yerel yönetimlerin ihtiyacı olan otomasyon sistemleri: Organizasyon yapısı kolay aktarılmalı, İçerik bilgisinin önemi nedeniyle yüksek güvenlikli olmalı, Web tabanlı, tablet uyumlu olmalı, Kayıt, belge yönetimi ve arşivi olmalı, Sahada yapılan çalışmaların koordinasyonu sağlanmalı, Kurum içi standardizasyonu sağlamalı, Modüller birbirleriyle tam entegre çalışmalı, Yazılım firma desteği araştırılmalıdır. Sonuç: 2012 yılında 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Yasasının yürürlüğe girmesiyle birlikte “İş Sağlığı ve Güvenliği” konusunda geliştirilen İSGES (İş Sağlığı ve Güvenliği Entegrasyon Sistemi) yazılımı, kurumların İSG yönetimi için hazırlanmıştır. Anahtar Kelimeler: Elektronik Bilgi Yönetim Sistemi, Bilgi ve Belge Yönetimi, Dijitalleştirme